Нужен ли путевой лист на арендованную машину

Путевой лист – обязательный документ для коммерческого транспорта. На его основании ведется учет времени работы водителя, пробега машины, а также денег, потраченных на горюче-смазочные материалы. Он необходим для бухгалтерского и налогового учета. Данные путевых листов берутся в расчет при начислении зарплат и уменьшении суммы налогооблагаемых доходов. Средства, потраченные на ГСМ, могут вычитаться из суммарной прибыли предприятия. И путевой лист – это главный документ, подтверждающий целевые траты. Также он предъявляется сотрудникам полиции для проверки маршрута следования автомобиля.

Прокатчики не ведут путевых листов, поскольку в соответствии со статьей 646 ГК РФ, все эксплуатационные расходы оплачивает арендатор. Речь идет о покупке бензина и мелких текущих расходах, как например, ремонт покрышки или долив стеклоомывающей жидкости. А если нет трат, которые бы служили основанием для снижения суммы налогооблагаемых доходов, ведение путевых листов становится бессмысленным занятием.

Кроме того, положения статьи 642 ГК РФ утверждают, что прокатная компания передает транспортное средство арендатору посредством заключения договора аренды. Этот же договор используется и для налоговой отчетности, так как в нем указана сумма, уплаченная арендатором за право пользования ТС. Другие документы налоговые органы от прокатчиков не требуют.

Путевой лист оформляется самим арендатором, только если он ему необходим. Например, если услугой проката пользуется коммерческая компания. Это может быть аренда небольшого грузовика для курьерской доставки, или прокат фургона для организации переезда офиса. Арендатор сможет снизить налогооблагаемую базу на сумму, равную затратам на топливо. Но только в том случае, если эти траты будут подтверждены путевым листом.

Пункт 1 статьи 252 НК РФ сообщает, что налогоплательщик уменьшает сумму налогооблагаемых доходов на сумму произведенных расходов. Правило действует, если деньги потрачены для организации рабочего процесса. Тот же 1 пункт ст. 252 НК РФ сообщает, что понесенные расходы должны быть подтверждены в документальной форме

Если же работник получит из кассы деньги для заправки топлива, но подтверждение этому предоставлено не будет, в налоговом отчете данные средства будут проходить как прибыль конкретно взятого работника. Основание – Письмо УФНС № 28-11/097861. Это означает, что с его заработной платы будет вычтена увеличенная сумма подоходного налога.